================================================================================ StrategieSchmiedeVerein v7.0.0 Vereinsbuchhaltung für Österreich INSTALLATIONSANLEITUNG (Stand: September 2026) ================================================================================ INHALT ================================================================================ 1. Systemanforderungen 2. Installation 3. Erster Start 4. SmartScreen-Warnung 5. Wo liegen meine Daten? (Verschlüsselung) 6. Datensicherung 7. Umzug auf einen anderen PC 8. Schlüssel fehlt / Master-Passwort vergessen 9. Update von einer älteren Version 10. Lizenzaktivierung 11. Häufige Fragen 12. Support & Kontakt 1. SYSTEMANFORDERUNGEN ================================================================================ Betriebssystem: • Windows 10 (64-bit) – Version 1809 oder neuer • Windows 11 (alle Versionen) Hinweis: Windows 10 wird von Microsoft seit 14.10.2025 nicht mehr mit Sicherheitsupdates versorgt – empfohlen wird Windows 11. Hardware: • Prozessor: Intel/AMD 64-bit, 2 GHz oder schneller • Arbeitsspeicher: mindestens 4 GB RAM (8 GB empfohlen) • Festplatte: 300 MB freier Speicherplatz (zuzüglich Belege und Sicherungen) • Bildschirm: 1280 x 720 Pixel Mindestauflösung (1920 x 1080 empfohlen) Sonstiges: • PDF-Anzeigeprogramm für Berichte (z. B. Edge, Adobe Reader) • Internet wird NICHT benötigt (nur für die abschaltbare Update-Suche) 2. INSTALLATION ================================================================================ StrategieSchmiedeVerein wird als einzelne Datei „StrategieSchmiedeVerein.exe“ geliefert und benötigt keine klassische Installation. 1. Legen Sie einen Ordner an, z. B. C:\Users\[IhrName]\StrategieSchmiedeVerein\ 2. Kopieren Sie StrategieSchmiedeVerein.exe in diesen Ordner 3. Doppelklick auf die Datei startet das Programm 4. Optional: Rechtsklick auf die EXE → „Senden an“ → „Desktop (Verknüpfung erstellen)“ oder „An Taskleiste anheften“ Der Ordner mit der EXE enthält KEINE Vereinsdaten. Die Daten liegen im Windows-Benutzerprofil (Abschnitt 5). Die EXE kann jederzeit durch eine neuere Version ersetzt werden. Das Programm kann nur EINMAL gleichzeitig laufen. Ein zweiter Start zeigt „StrategieSchmiedeVerein läuft bereits“ – das bereits geöffnete Fenster verwenden (es ist eventuell minimiert). Zwei gleichzeitig laufende Programme würden dieselbe Datenbank beschädigen; deshalb wird das verhindert. 3. ERSTER START ================================================================================ Beim ersten Start wird automatisch eine neue, verschlüsselte Datenbank angelegt. Reihenfolge der Fenster beim ersten Start: 1. Rechtstexte (Reiter Haftung, EULA, AGB, DSGVO, Widerruf, Impressum) lesen und akzeptieren – dieses Fenster erscheint VOR der Anmeldung 2. Anmeldung (siehe unten) 3. Neues Passwort vergeben 4. Einrichtungsassistent LOGIN-DATEN (nur beim allerersten Start): ┌─────────────────────────────────────┐ │ Benutzername: admin │ │ Passwort: Admin2026! │ └─────────────────────────────────────┘ Sie müssen sofort ein neues Passwort vergeben. Das Startpasswort ist danach gesperrt und kann nicht wiederverwendet werden. Passwort-Anforderungen (gelten für alle Benutzer): • mindestens 8 Zeichen • mindestens ein Großbuchstabe (A–Z, Ä, Ö, Ü) • mindestens ein Kleinbuchstabe (a–z, ä, ö, ü, ß) • mindestens eine Ziffer (0–9) • nicht erlaubt sind zu einfache Passwörter wie „admin“, „password“, „passwort“, „123456“, „12345678“, „verein“, „kassier“ und das Startpasswort Sonderzeichen sind erlaubt, aber nicht vorgeschrieben. Nach 5 falschen Anmeldeversuchen ist der Benutzer 15 Minuten gesperrt (auch nach einem Neustart). Ein Administrator kann das Passwort zurücksetzen; das hebt die Sperre auf. Danach: 1. Einrichtungsassistent: Vereinsname, Beginn des Wirtschaftsjahres (Monat, Standard Jänner; der Tag ist später unter Einstellungen → Verein änderbar), Häkchen „Beim Start nach Updates suchen“. Beispiel-Buchungen werden NUR angelegt, wenn Sie das Häkchen setzen – Buchungen lassen sich später nicht löschen, nur stornieren. 2. Einstellungen → Reiter „Verein“ → Vereinsstammdaten (Adresse, ZVR-Zahl, E-Mail, Obmann/Kassier – Pflichtfelder mit *, Bankverbindung/IBAN) – erscheinen auf Rechnungen und Bestätigungen 3. Einstellungen → Reiter „Buchhaltung“: Kleinunternehmer ja/nein (ggf. UID) und Eröffnungssaldo: Kassa- und Bankstand zum Beginn des Wirtschaftsjahres (beim Umstieg von einem anderen System) Ausführliche Beschreibung aller Funktionen: HANDBUCH.pdf bzw. HANDBUCH.html (Anwenderhandbuch – liegt neben der EXE, im Programm über ❓ Hilfe zu öffnen). 4. SMARTSCREEN-WARNUNG ================================================================================ Windows zeigt beim ersten Start möglicherweise: „Der Computer wurde durch Windows geschützt“ Grund: Die Anwendung ist nicht mit einem kostenpflichtigen Code-Signing-Zertifikat signiert. So starten Sie trotzdem: 1. „Weitere Informationen“ anklicken (kleiner Text unter der Meldung) 2. „Trotzdem ausführen“ anklicken Die Warnung erscheint nur beim ersten Start einer neuen EXE-Datei. 5. WO LIEGEN MEINE DATEN? (VERSCHLÜSSELUNG) ================================================================================ Alle Daten liegen lokal auf Ihrem PC: %APPDATA%\StrategieSchmiede\StrategieSchmiedeVerein\ strategieschmiedeverein.db.enc Ihre Datenbank (verschlüsselt, AES/Fernet) strategieschmiedeverein.db Arbeitskopie – nur solange das Programm läuft belege\ Beleg-Anhänge (unverschlüsselt) backups\ automatische und manuelle Sicherungen (verschlüsselt) logs\ Protokolldateien für den Support ssv.lock Sperrdatei (verhindert einen zweiten Programmstart) %LOCALAPPDATA%\StrategieSchmiede\.keys\ strategieschmiede.keymeta der geschützte Schlüssel zur Datenbank ssv_state.json Beginn der Testversion („%APPDATA%“ in die Adresszeile des Explorers eingeben, um den Ordner zu öffnen.) Der Schlüssel zur Datenbank ist im Standardmodus mit der Windows-Datenschutz-API (DPAPI) an IHR WINDOWS-BENUTZERKONTO auf DIESEM PC gebunden. Folge: ⚠️ Die Dateien in diesen Ordnern lassen sich auf einem anderen PC, unter einem anderen Windows-Benutzer oder nach einer Windows-Neuinstallation NICHT öffnen – auch die automatischen Sicherungen im Ordner backups\ nicht. Für Umzug und Notfall gibt es deshalb die PORTABLE SICHERUNG (Abschnitt 7). Alternativ können Sie unter Einstellungen → Sicherheit & Daten → Datenbank-Verschlüsselung ein Master-Passwort setzen. Dann wird beim Programmstart dieses Passwort abgefragt; der Datenschlüssel ist damit nicht mehr an das Windows-Konto gebunden. Ein späterer Wechsel oder eine Änderung des Master-Passworts macht ältere Sicherungen NICHT unbrauchbar. Wer das Master-Passwort vergisst, kommt nur über eine portable Sicherung wieder an die Daten – der Hersteller kann nicht helfen. 6. DATENSICHERUNG ================================================================================ AUTOMATISCH: Beim Programmstart wird eine verschlüsselte Sicherung in backups\ angelegt (nur, wenn sich seit der letzten Sicherung etwas geändert hat). Zusätzlich sichert das Programm alle 5 Minuten den aktuellen Stand verschlüsselt zwischen. Aufbewahrung der automatischen Sicherungen (das Programm räumt selbst auf): • vom laufenden Tag die letzten 6 • danach je Tag die letzte Sicherung – 30 Tage lang • danach je Monat die letzte Sicherung – 12 Monate lang • die allerletzte Sicherung bleibt immer erhalten Manuelle Sicherungen („Jetzt sichern“) und anlassbezogene Sicherungen (vor einer Wiederherstellung, vor einem Schlüsselwechsel, vor einer Datenbank-Umstellung) werden getrennt aufbewahrt: jeweils die letzten 20. MANUELL: Einstellungen → Sicherheit & Daten → Datensicherung → „💾 Jetzt sichern“ (verschlüsselt, im Ordner backups\) PORTABLE SICHERUNG (die einzige Sicherung, die auf JEDEM PC funktioniert): Einstellungen → Sicherheit & Daten → Datensicherung → „📦 Portable Sicherung (PC-Wechsel / Notfall)“ • Sie vergeben ein Passwort (mindestens 8 Zeichen) – gut merken! • Es entsteht eine Datei mit der Endung .ssvbackup; sie enthält die Datenbank und den Ordner belege\ (bis 300 MB Beleg-Anhänge; darüber sagt das Programm, dass der Ordner getrennt zu kopieren ist) • Speichern Sie die Datei AUSSERHALB des PCs: USB-Stick, externe Festplatte EMPFEHLUNG: Portable Sicherung mindestens monatlich sowie vor dem Jahresabschluss und vor jeder Rechnungsprüfung. Automatische Sicherungen liegen auf demselben PC und schützen nicht vor Diebstahl, Defekt oder Windows-Neuinstallation. WIEDERHERSTELLEN (nur Administrator): Einstellungen → Sicherheit & Daten → Datensicherung → „🔄 Wiederherstellen“ → Datei wählen (.db.enc aus backups\ oder .ssvbackup mit Passwort). Der aktuelle Stand wird vorher automatisch gesichert. Das Programm startet danach neu. 7. UMZUG AUF EINEN ANDEREN PC ================================================================================ Den Datenordner zu kopieren funktioniert NICHT (der Schlüssel ist an das alte Windows-Konto gebunden, Abschnitt 5). So geht es richtig: Alter PC: 1. Einstellungen → Sicherheit & Daten → Datensicherung → „📦 Portable Sicherung“, Passwort vergeben, Datei .ssvbackup auf einen USB-Stick speichern. 2. Falls das Programm gemeldet hat, dass die Beleg-Anhänge nicht enthalten sind: Ordner %APPDATA%\StrategieSchmiede\StrategieSchmiedeVerein\belege ebenfalls auf den Stick kopieren. Neuer PC: 3. StrategieSchmiedeVerein.exe starten, Rechtstexte akzeptieren, mit admin / Admin2026! anmelden, neues Passwort vergeben, Einrichtungsassistent abschließen (Vereinsname beliebig – er wird beim Einspielen überschrieben). 4. Einstellungen → Reiter „Sicherheit & Daten“ → Datensicherung → „🔄 Wiederherstellen“ → die .ssvbackup-Datei wählen → Passwort eingeben. Das Programm startet neu; alle Benutzer, Buchungen, Rechnungen, Mitglieder und Einstellungen sind wieder da. WICHTIG: Melden Sie sich danach mit dem Benutzernamen und Passwort an, die zum Zeitpunkt der Sicherung galten (also mit dem Passwort vom ALTEN PC) – das eben in Schritt 3 vergebene Passwort gilt nicht mehr. 5. Falls nötig den Ordner „belege“ an dieselbe Stelle am neuen PC kopieren. 6. Lizenzschlüssel gilt weiter (er ist in der Datenbank gespeichert). Danach das Programm am alten PC nicht mehr zum Buchen verwenden (zwei getrennte Datenbestände lassen sich nicht wieder zusammenführen). 8. SCHLÜSSEL FEHLT / MASTER-PASSWORT VERGESSEN ================================================================================ Erscheint beim Start „Die verschlüsselte Vereinsdatenbank kann nicht geöffnet werden“, dann passt der Schlüssel nicht mehr zur Datenbank. Häufige Ursachen: Datenordner auf einen anderen PC kopiert, anderes Windows-Benutzerkonto, Windows neu installiert, Ordner .keys gelöscht, Master-Passwort mehrfach falsch eingegeben. Das Programm verändert Ihre Dateien in diesem Fall NICHT und legt auch keinen neuen Schlüssel an. Sie können direkt im Startdialog eine portable Sicherung (.ssvbackup) einspielen: „Ja“ → Datei wählen → Passwort der Sicherung. Die nicht lesbaren Dateien werden in einem Unterordner „unlesbar_…“ aufbewahrt. Mit „Nein“ beendet sich das Programm; Sie können z. B. zuerst unter dem ursprünglichen Windows-Konto eine portable Sicherung erstellen. Ohne portable Sicherung und ohne den ursprünglichen Schlüssel sind die Daten nicht wiederherstellbar – auch nicht durch den Hersteller. 9. UPDATE VON EINER ÄLTEREN VERSION ================================================================================ • Neue EXE über die alte kopieren (oder über den Update-Dialog installieren). Die Daten bleiben erhalten; beim ersten Start wird die Datenbank automatisch umgestellt, vorher wird eine Sicherung „…_vor_migration“ angelegt. • v7.0.0 verlangt eine erneute Zustimmung zu den Rechtstexten (EULA 4.0). • Datenbestände aus Versionen bis 5.4 (alter Speicherort %LOCALAPPDATA%\StrategieSchmiedeVerein) werden beim ersten Start an den neuen Ort KOPIERT, sofern dort noch keine Datenbank liegt. Das Original bleibt erhalten. • Automatische Update-Suche: Beim Start ruft das Programm eine Versionsdatei von www.strategieschmiede.at ab (übertragen werden nur IP-Adresse und Programmversion). Abschaltbar unter Einstellungen → Programm → Online-Update. Updates werden nur installiert, wenn sie vom Hersteller digital signiert sind. 10. LIZENZAKTIVIERUNG ================================================================================ TESTVERSION (30 TAGE): Alle Funktionen sind 30 Tage lang nutzbar. Der Testzeitraum beginnt mit dem ersten Start und lässt sich nicht durch Löschen der Datenbank oder Zurückstellen der Systemuhr verlängern. NACH ABLAUF (Testversion oder Lizenz): Das Programm läuft im NUR-LESE-MODUS weiter: Ansehen, Drucken, PDF- und CSV-Export bleiben unbegrenzt möglich (Aufbewahrungspflicht § 132 BAO). Nur das Erfassen und Ändern setzt einen gültigen Lizenzschlüssel voraus. LIZENZ ERWERBEN UND AKTIVIEREN: Angebot: office@strategieschmiede.at, www.strategieschmiede.at 1. Menü Verwaltung → 🔑 Lizenz 2. Lizenzschlüssel (SAV-…) eingeben → „Aktivieren“ Der Schlüssel ist in der Datenbank gespeichert und wandert mit der portablen Sicherung mit. Eine Lizenz gilt für einen Verein (beliebig viele Geräte des Vereins). 11. HÄUFIGE FRAGEN ================================================================================ F: Kann ich das Programm ohne Internet nutzen? A: Ja. Die einzige Online-Funktion ist die abschaltbare Update-Suche. F: Kann ich eine Buchung löschen? A: Nein. Buchungen werden storniert (Einstellungen → Buchhaltung → „Buchung stornieren“ → Beleg-Nr. eingeben) und richtig neu erfasst. Das entspricht § 131 BAO und wird im Änderungsprotokoll festgehalten. F: Was passiert, wenn der PC während der Arbeit abstürzt? A: Beim nächsten Start wird die Arbeitskopie übernommen (Hinweis beim Start); zusätzlich gibt es die 5-Minuten-Zwischensicherung. Eine beschädigte Arbeitskopie wird aufbewahrt und der letzte gute Stand geladen. F: Kann ich meine Daten exportieren? A: Ja. Alle Berichte als PDF; Buchungen, Mitglieder und alle Tabellen als CSV/JSON (Einstellungen → Sicherheit & Daten → Datenexport). CSV-Dateien öffnen in Excel mit Dezimalkomma. F: Ist die Software „BAO-konform“? A: Die Software wurde unter Berücksichtigung der Bundesabgabenordnung entwickelt (unveränderliche Buchungen, Änderungsprotokoll mit Prüfkette, fortlaufende Belegnummern). Sie ersetzt keine steuerliche Beratung. F: Wer sieht was? A: Rollen: Admin, Kassier, Obmann, Rechnungsprüfer, Mitglied. Rechnungsprüfer sehen Berichte, Kassa-/Bankbuch, Prüfbericht, Stichprobe und Änderungsprotokoll, können aber nichts erfassen. Details: HANDBUCH.pdf, Abschnitt „Rollen und Rechte“. 12. SUPPORT & KONTAKT ================================================================================ StrategieSchmiede Inhaber: Sandhofer Simon Mühlhofsiedlung 20 2650 Payerbach, Österreich E-Mail: office@strategieschmiede.at Web: www.strategieschmiede.at Bei Problemen bitte mitschicken: • Windows-Version und Programmversion (Einstellungen → Programm → Info) • Was haben Sie gemacht, was ist passiert? (Screenshot hilft) • Bei Abstürzen: der vom Programm angebotene Fehlerbericht (enthält keine Vereinsdaten aus der Datenbank, aber die letzten 50 Protokollzeilen – darin können Benutzernamen und Belegnummern stehen; Sie sehen ihn vor dem Absenden) • Die Protokolldatei logs\strategieschmiedeverein.log (enthält Benutzernamen, keine Buchungsinhalte) Bitte KEINE Datenbank und keine Sicherung ohne vorherige Absprache übermitteln (Datenschutz – dafür ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig). ================================================================================ © 2026 StrategieSchmiede, Payerbach, Österreich. Alle Rechte vorbehalten. ================================================================================