Vereinsbuchhaltung für Österreich · Stand: September 2026 (Rechtsstand 09/2026)
Kein Ersatz für Steuer- oder Rechtsberatung. StrategieSchmiedeVerein ist ein Werkzeug. Alle Fristen, Grenzwerte und Rechtsangaben in diesem Handbuch und im Programm sind Arbeitshilfen nach dem Stand September 2026 und ohne Gewähr. Steuerlich relevante Auswertungen (E/A-Rechnung, Vermögensübersicht, Steuer-Übersicht, PRAE, Spenden) lassen Sie bitte vor der Verwendung gegenüber Behörden oder der Generalversammlung von Ihrer Steuerberatung prüfen. Der Hersteller ist weder Steuerberater noch Rechtsanwalt.
StrategieSchmiedeVerein führt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung eines österreichischen Vereins nach dem Vereinsgesetz 2002 (§ 21 VerG) und den Grundsätzen der Bundesabgabenordnung (§§ 131, 132 BAO): Buchungen sind unveränderlich und werden nur storniert, jede Änderung landet in einem Änderungsprotokoll mit Prüfkette, Belegnummern sind fortlaufend und eindeutig. Auch die DSGVO-Anonymisierung eines Mitglieds respektiert das: Klarnamen in Buchungstexten werden erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ersetzt; Betrag, Datum, Konto bleiben immer unverändert.
Rund um die Buchhaltung deckt das Programm die Vereinsverwaltung ab:
| Bereich | Was Sie damit tun |
|---|---|
| Buchhaltung | Einnahmen, Ausgaben, Umbuchungen, Kassa-/Bankbuch, E/A-Rechnung, Vermögensübersicht, Prüfbericht, Stichprobe |
| Fakturierung | Rechnungen nach § 11 UStG mit EPC-QR-Code, Serienrechnungen, Zahlungseingang, Stornorechnung |
| Beiträge & SEPA | Beitragskategorien, Vorschreibungen, SEPA-Lastschriftdatei, Mahnwesen |
| Bankimport | Kontoauszug einlesen (CAMT, CSV, MT940) und mit wenigen Klicks verbuchen |
| Spenden & PRAE | Spendenbestätigungen (§ 4a EStG), pauschale Reiseaufwandsentschädigung (Sportvereine) |
| Steuer-Übersicht | KöSt-Schätzung nach Sphären, Kleinunternehmergrenze, Formularhilfe K2/U1/U30 |
| Vereinsorganisation | Funktionäre, Sitzungen und Beschlüsse, Veranstaltungen, Inventar |
| Kommunikation | Serienbriefe, Etiketten, E-Mail-Verteiler, Listen, Mitglieder-Import, DSGVO-Muster |
| Wissen & Recht | Pflichten-Checkliste und Vereinswissen (Rechtsstand 09/2026) |
Alle Daten liegen lokal auf Ihrem PC in einer verschlüsselten Datenbank. Es gibt keine Cloud und keine Übertragung an den Hersteller; die einzige Online-Funktion ist die abschaltbare Update-Suche.
Keine Registrierkasse. StrategieSchmiedeVerein ist eine Buchhaltung, keine Registrierkasse im Sinne des § 131b BAO / der RKSV: Es erzeugt keine signierten Barbelege, hat kein Datenerfassungsprotokoll und keine Signaturerstellungseinheit. Unterliegt Ihr Verein der Registrierkassenpflicht (Barumsätze eines steuerpflichtigen Betriebs über den Grenzen, siehe Abschnitt 11), brauchen Sie dafür ein eigenes, RKSV-konformes Kassensystem; dessen Tagesabschlüsse buchen Sie hier als Einnahme.
Rollen. Fünf Benutzerrollen (Admin, Kassier, Obmann, Rechnungsprüfer, Mitglied) bestimmen, wer was sieht und ändern darf (Abschnitt 14). Rechnungsprüfer können alles Relevante lesen, aber nichts erfassen.
Nur-Lese-Modus. Läuft die Testversion oder die Lizenz ab, sperrt das Programm nicht aus: Ansehen, Drucken, PDF- und CSV-Export bleiben unbegrenzt möglich (Aufbewahrungspflicht § 132 BAO). Nur Erfassen und Ändern verlangt eine gültige Lizenz. Einzige Ausnahme: Die Anonymisierung/Löschung von Mitgliedsdaten (Art. 17 DSGVO) bleibt auch im Nur-Lese-Modus möglich, damit der Verein Betroffenenrechte erfüllen kann.
Beim allerersten Start erscheinen nacheinander vier Fenster – in genau dieser Reihenfolge:
StrategieSchmiedeVerein.exe starten (Einzelheiten und SmartScreen-Hinweis: INSTALLATIONSANLEITUNG.txt).THIRD_PARTY_LICENSES.txt bei und sind im Programm unter Einstellungen → Rechtliches abrufbar. Bei neuen Fassungen der Texte fragt das Programm erneut.admin, password, passwort, 123456, 12345678, verein, kassier, das Startpasswort) sind gesperrt. Sonderzeichen sind erlaubt, nicht Pflicht.Hilfe im Programm: Das Menü Hilfe öffnet dieses Handbuch (als HTML/PDF im Programmordner) und die Kurzanleitung; viele Felder und Schaltflächen zeigen beim Verweilen mit der Maus einen kurzen Erklärungstext (Tooltip).
Nach 5 Fehlversuchen ist ein Benutzer 15 Minuten gesperrt – auch nach einem Neustart.
Das Programm läuft nur einmal gleichzeitig. Ein zweiter Start meldet „läuft bereits“.
Beim ersten Start fragt der Assistent:
[DEMO] gekennzeichnet. Für den echten Vereinsbetrieb das Häkchen leer lassen.Bereits eingerichtet sind Kassa und Bank als Zahlungsarten, der österreichische Standardkontenrahmen mit Sphären und die Rollen.
* markiert): Vereinsname, E-Mail, Obmann/Obfrau und Kassier/in. Eine eingetragene IBAN muss gültig sein, sonst lassen sich die Stammdaten nicht speichern (Feld leer lassen, wenn noch keine Bankverbindung vorliegt). Pflichtangaben für Rechnungen, Spendenbestätigungen und behördliche Schreiben.ERÖFFNUNG-KASSA / ERÖFFNUNG-BANK gegen das Eigenkapitalkonto 2000 gebucht. Negative Anfangsbestände sind nicht möglich – ein überzogenes Bankkonto erfassen Sie als Verbindlichkeit (Umbuchung). Eine Neuerfassung storniert die alten Eröffnungsbuchungen automatisch.Links die Navigation in Gruppen (Dashboard, Tägliche Arbeit, Berichte, Finanzen, Stammdaten, Wissen & Recht, Verein, Verwaltung). Welche Punkte Sie sehen, hängt von Ihrer Rolle ab. Auf kleinen Bildschirmen (1366 × 768) lässt sich die Navigation scrollen – die Gruppe Verwaltung mit den Einstellungen liegt ganz unten. Tastenkürzel: Strg+D Dashboard, Strg+N Neue Buchung, Strg+J Buchungen, Strg+F Suche.
Das Dashboard zeigt Kacheln (Bankstand, Kassenstand, Einnahmen/Ausgaben/Saldo des Wirtschaftsjahres, offene Rechnungen, aktive Mitglieder, Buchungen, fehlende Belege) und Schnellzugriffe. Über „⚙️ Anpassen“ wählen Sie, welche Kacheln erscheinen.
1.500, 1.234,56, 49,90 €. Beträge werden centgenau gerundet.2026-0042), Projekt, Notiz, KöSt-befreit (Standard aus den Einstellungen). Ist der Verein nicht Kleinunternehmer (Regelbesteuerung), gibt es bei Ausgaben zusätzlich das Feld „davon Vorsteuer (€)“: Der Buchungsbetrag bleibt brutto, die Vorsteuer wird nur gemerkt und je Quartal als Kennzahl 060 in der UVA-Hilfe (Steuer-Übersicht) summiert.belege kopiert).Belegnummern sind eindeutig; eine Lückenprüfung gibt es im Prüfbericht.
Liste aller Buchungen des gewählten Wirtschaftsjahres mit Filter nach Typ. Stornierte Buchungen sind mit ⛔ markiert und bleiben sichtbar (Radierverbot). BAO-Export schreibt Buchungen und Änderungsprotokoll des Zeitraums als CSV (§§ 131, 132 BAO) – z. B. für die Steuerberatung oder eine Betriebsprüfung.
Buchungen können nicht gelöscht oder in Datum, Betrag, Konto, Text oder Zahlungsart geändert werden. Korrektur: Einstellungen → Buchhaltung → Buchung stornieren → Beleg-Nr. eingeben, dann die Buchung richtig neu erfassen. Ein Storno lässt sich nicht rückgängig machen. Storniert man den Zahlungseingang einer Rechnung, wird die Rechnung wieder „offen“.
Zusammenfassung für die Rechnungsprüfer (§ 21 Abs 2 VerG). Die Bildschirmansicht zeigt Geldbestände (Kassa, Bank), Einnahmen/Ausgaben, Belegnummern-Lücken, stornierte Buchungen, die Anzahl der Änderungen im Protokoll und die Zahl der angehängten Belege. Das PDF („Bericht für die Rechnungsprüfer“) enthält zusätzlich die Geldbestände-Tabelle, die Zahl der Änderungen an Buchungen des Zeitraums, die Buchungen ohne Beleg-Anhang und den Prüfkettenstatus mit Kettenkopf (Hash-Wert des Änderungsprotokolls). Drucken Sie den Kettenkopf aus und legen Sie ihn zum Protokoll – bei einer späteren Prüfung lässt sich damit nachweisen, dass das Protokoll seither nicht verändert wurde. Weil das PDF vollständiger ist, gilt für die Rechnungsprüfung das PDF.
„🎲 10 zufällige Buchungen ziehen“ für einen Zeitraum; die Prüfer bewerten jede Buchung mit ✓ OK oder ✗ Fehler (mit Beanstandungstext). Ergebnisse werden gespeichert, protokolliert und sind nachträglich nicht änderbar.
Alle Berichte werden je Wirtschaftsjahr erstellt (Auswahl oben auf der Seite) und lassen sich als PDF exportieren und drucken; Kassabuch, Bankbuch und Vermögensübersicht zusätzlich als CSV. Kassabuch und Bankbuch haben zusätzlich eine Zeitraumauswahl: Wirtschaftsjahr, Monat, Quartal oder frei (Von/Bis). Für den Monatsabschluss wählen Sie „Monat“ – das Kassabuch zeigt dann den Vortrag zum Monatsbeginn, die Buchungen des Monats und den Kassastand am Monatsende, den Sie mit dem gezählten Bargeld vergleichen; Überschrift und PDF lauten dann z. B. „Kassabuch Februar 2026“.
Der Geldbestand wird an allen Stellen (Dashboard, Bücher, E/A-Rechnung, Vermögensübersicht, Prüfbericht) aus derselben Funktion berechnet – Abweichungen zwischen Berichten sind damit ausgeschlossen.
Verschiebt Beträge zwischen Bestandskonten – Von → An: Kassa → Bank (Bareinzahlung), Bank → Kassa (Behebung), Bank → Darlehen (Tilgung), Darlehen → Bank (Aufnahme), Eigenkapital → Rücklage (Rücklage bilden). Umbuchungen sind keine Einnahmen oder Ausgaben, verändern aber Kassa-/Bankstand und die Vermögensübersicht. Passivkonten: Von Passiv → An Aktiv erhöht die Schuld, Von Aktiv → An Passiv tilgt sie.
Neue Rechnung: Empfänger (frei oder Mitglied), Rechnungs- und Leistungsdatum, Zahlungsziel (0–365 Tage, Standard 14), Positionen (Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis; Summen werden kaufmännisch gerundet), USt-Satz 0/10/13/20 %. Regeln:
RE-JJJJ-NNNN sind fortlaufend, kommen aus einem dauerhaften Zähler je Jahr und sind unveränderlich. Eine Rückdatierung vor die zuletzt ausgestellte Rechnung oder ein Datum mehr als 30 Tage in der Zukunft löst eine Rückfrage aus.Zahlungseingang erfassen: Datum, Zahlungsart (Kassa/Bank), Einnahmenkonto (Vorschlag: Mitgliedsbeiträge 4000 bzw. sonstige Einnahmen 4900). Es entsteht eine Einnahmebuchung über den Bruttobetrag (Bruttomethode der E/A-Rechnung), die Rechnung wird „bezahlt“; bei Mitgliedsrechnungen wird „Beitrag bezahlt bis“ fortgeschrieben.
Stornieren: erzeugt eine Stornorechnung mit eigener Nummer und negativen Beträgen, setzt das Original auf „storniert“ und storniert eine bereits gebuchte Zahlung mit. Rechnungen werden nie gelöscht.
Serien-Rechnungen: Mitgliedsbeiträge für viele Mitglieder auf einmal in Rechnung stellen (Auswahl nach Status, Betrag aus dem Mitgliedsdatensatz; Mitglieder mit Beitrag 0 werden übersprungen). Wer stattdessen mit Vorschreibungen und SEPA arbeitet, verwendet das Modul Beiträge & SEPA (Abschnitt 6).
Voraussetzung ist die Spendenbegünstigung des Vereins (§ 4a EStG, Eintrag in der Liste des BMF mit SO-Registrierungsnummer, unter „Vereinsdaten für Spendenbestätigung“ hinterlegen).
Pauschale Reiseaufwandsentschädigung nach § 3 Abs 1 Z 16c EStG – steuer- und SV-frei für Sportler, Schiedsrichter und Sportbetreuer (Trainer, Masseure, Zeugwarte) gemeinnütziger Sportvereine, wenn die Tätigkeit nicht der Hauptberuf ist. Nicht für Funktionäre (dafür allenfalls die Freiwilligenpauschale).
Datenaufbereitung für die Steuererklärungen – unverbindlich, zur Abstimmung mit der Steuerberatung. Reiter: Zusammenfassung, KöSt, USt, Formular-Hilfe.
Steuerfreie Pauschale gemeinnütziger Organisationen an ehrenamtlich Tätige nach § 3 Abs 1 Z 42 EStG (GemRefG 2023, AbgÄG 2025) – für alle Vereinsarten, nicht nur Sportvereine. Das Modul (im Menü Finanzen bzw. als zweiter Reiter der PRAE-Verwaltung) führt die vorgeschriebenen Aufzeichnungen und prüft die Grenzen:
Die Pauschale ist kein Dienstverhältnis und keine Gegenleistung; Reisekosten daneben nur nach den allgemeinen Regeln. Einzelheiten mit der Steuerberatung abstimmen.
Menü Finanzen → 💳 Beiträge & SEPA (Admin, Kassier). Reiter: Vorschreibungen, SEPA-Mandate, Kategorien, SEPA-Einzug, Mahnwesen, Einstellungen.
{anrede_name}, {periode}, {betrag}, {faellig}, {frist}, {bankverbindung} …).Hinweis für Vereine mit abweichendem Wirtschaftsjahr (z. B. 1. Juli): Beitragsperioden (Jahr, Halbjahr, Quartal, Monat) und der Jahresfilter der Beiträge-Seite beziehen sich immer auf das Kalenderjahr – die Seite zeigt dann einen entsprechenden Hinweis.
Vorschreibung erstellen für eine Periode (z. B. 2026, 2026-H1, 2026-Q3, 2026-03): Vorschau aller Mitglieder mit gültiger Zuordnung, Betrag nach Kategorie und Ermäßigung, Fälligkeit (Vorschlag: bei Jahresvorschreibungen der in den Einstellungen hinterlegte Tag, Standard 31.01. des Beitragsjahres, sonst heute + Zahlungsziel – der spätere von beiden; das Datum ist änderbar). Der Dialog ist größenveränderbar, die Vorschau-Tabelle scrollt, die Schaltflächen bleiben immer sichtbar. Vorschreibungen sind offene Posten – es entsteht noch keine Buchung. Status: offen, bezahlt, storniert, erlassen.
Die Gläubiger-ID beantragt die Hausbank für den Verein bei der Oesterreichischen Nationalbank; das SEPA-Lastschriftverfahren muss mit der Hausbank vereinbart sein. Bei vielen Einzügen zeigt das Programm einen Fortschrittsbalken mit „Abbrechen“ – ein abgebrochener Lauf wird vollständig verworfen.
Drei Stufen: Zahlungserinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung. Der Mahnlauf wählt überfällige Vorschreibungen (Fälligkeit + Mahnfrist), erhöht die Mahnstufe, rechnet die Mahngebühr ab Stufe 2 hinzu und erzeugt die Mahnschreiben als PDF (ein Brief je Vorschreibung, Absender aus den Stammdaten, Bankverbindung, Frist). Ob und in welcher Höhe eine Mahngebühr zulässig ist, richtet sich nach Ihren Statuten bzw. der Beitragsordnung – das Programm gibt keine Höhe vor.
Typischer Fall: 60 Mitglieder, drei Beitragsarten (Aktiv 40 €, Unterstützend 25 €, Jugend 15 €).
2026, alle Kategorien angehakt, „Vorschau“, „Vorschreibungen erzeugen“. Die Kachel „Vorgeschrieben 2026“ zeigt die Summe.Menü Finanzen → 🏦 Bankimport (Admin, Kassier). Ziel: den Kontoauszug einlesen und jede Bankbewegung mit ein bis zwei Klicks zu einer korrekten E/A-Buchung machen.
Unterstützt werden
Beim Import wird jede Transaktion mit einem Fingerabdruck (Datum, Betrag, Text, Partner) verglichen – bereits importierte Bewegungen werden als Dublette übersprungen. Sie können denselben Auszug also gefahrlos zweimal einlesen.
Jede offene Transaktion bekommt einen Vorschlag:
| Erkennung | Vorschlag |
|---|---|
| eigene Regel (Textmuster/IBAN → Konto) | Konto der Regel |
| Mitglied über IBAN (aus Mandat/früheren Buchungen) oder Name | offene Vorschreibung(en) des Mitglieds → Zahlung |
Rechnungsnummer RE-JJJJ-NNNN im Verwendungszweck | Zahlungseingang zur Rechnung |
| Sammelgutschrift eines SEPA-Laufs | Aufteilung auf die Vorschreibungen des Laufs (Sammler) |
| Kontoführung, Spesen, Gebühren | 5170 Bankspesen |
| Habenzinsen, KESt | 4700 Zinsen |
| Übertrag, Bareinzahlung, Behebung, „Bankomat Behebung“, ATM | Umbuchung Kassa ↔ Bank (nicht: Bankomatkassa/Kartenzahlung – das sind Ausgaben) |
| Mitglied erkannt, Betrag weicht von der offenen Vorschreibung ab (25 € statt 40 €) | Rückfrage beim Buchen: Betrag der Vorschreibung anpassen / als Teilzahlung erfassen (Rest bleibt offen) / allgemeine Einnahme – nie eine stille Buchung |
Schaltflächen unter der Liste: ✅ Buchen, Split (auf mehrere Konten aufteilen), Umbuchung, Ignorieren (mit Grund, z. B. Storno-Buchung der Bank) und Rückgängig (storniert die erzeugte Buchung, Umsatz wieder offen). Alles Weitere sind Rückfragen innerhalb von „Buchen“, je nach Vorschlag: Vorschreibung(en) als bezahlt buchen, Sammelgutschrift eines SEPA-Laufs auf die Vorschreibungen aufteilen, nur verknüpfen (Bewegung ist schon gebucht, z. B. Zahlungseingang über die Fakturierung oder ein SEPA-Lauf – es entsteht keine zweite Buchung), Rücklastschrift erfassen. Bei Mehrfachauswahl werden nur Umsätze ohne Rückfrage gebucht; die anderen werden gemeldet („bitte einzeln buchen“). Regeln legen Sie direkt aus einem Umsatz an („Regel anlegen?“ nach dem Buchen mit manuell gewähltem Konto) oder unter ⚙️ Regeln; ihre Treffer werden gezählt. Regeln mit regulären Ausdrücken prüft das Programm beim Anlegen (höchstens 200 Zeichen, keine verschachtelten Wiederholungen wie (…+)+, Probelauf mit Zeitlimit); eine Regel, die trotzdem länger als eine Sekunde braucht, wird automatisch deaktiviert und gemeldet.
Nach dem Import vergleicht das Programm den Endsaldo des Auszugs mit dem Bankstand laut Buchhaltung und zeigt die Differenz. CAMT und MT940 enthalten den Saldo; CSV-Dateien nicht – dort tragen Sie im Import-Fenster das Feld „Endsaldo laut Auszug“ ein (Betrag vom Kontoauszug), dann ist der Abgleich auch mit CSV möglich. Bleibt das Feld leer, meldet die Seite „Kein Auszugssaldo vorhanden“. Weitere eigene IBANs (Sparbuch, Zweitkonto) tragen Sie in den Einstellungen des Moduls ein, damit Überträge zwischen eigenen Konten als Umbuchung erkannt werden. Große Dateien (mehrere Tausend Umsätze) zeigen beim Lesen und Übernehmen einen Fortschrittsbalken mit „Abbrechen“.
Menü Verein → 🏛️ Vereinsorganisation (Admin, Kassier, Obmann). Reiter: Übersicht, Funktionäre/Organe, Sitzungen, Veranstaltungen, Inventar. Rechtliche Hinweise im Modul beziehen sich auf das VerG 2002 (Rechtsstand 09/2026) und sind keine Rechtsberatung.
Menü Verein → ✉️ Kommunikation (Admin, Kassier, Obmann). Reiter: Empfänger, Serienbrief, Etiketten, E-Mail, Listen, Import, DSGVO.
{anrede}, {titel}, {vorname}, {nachname}, {briefanrede}, {mitgliedsnr}, {beitrag}, {bezahlt_bis}, {eintritt}, {alter}, {vereinsname}, {datum} (unbekannte Platzhalter werden gemeldet). Die Vorlage „Einladung Generalversammlung“ verwendet die freien Platzhalter {gv_datum}, {gv_uhrzeit}, {gv_ort} – ihre Werte fragt das Programm beim Erzeugen (und bei der Vorschau) in einem kleinen Dialog ab. Eckige Ausfüllhinweise wie „[Datum eintragen]“ im Text werden vor dem Druck gemeldet. Ausgabe als ein PDF (Brief je Seite, DIN-5008-nah mit Absenderzeile und Logo) oder als Einzeldateien je Empfänger; bei vielen Empfängern mit Fortschrittsbalken und „Abbrechen“.Ausgangslage: eine Excel-Liste mit Spalten wie Nr, Anrede, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail, Geburtsdatum, Mitglied seit, Beitragsart, Beitrag, Instrument, Funktion.
Mitgliedsnummer, Anrede, Titel, Vor-/Nachname, Kontakt, Adresse, Geburtsdatum, Eintritt, Austritt, Mitgliedsbeitrag (für Serienrechnungen), Beitrag bezahlt bis, Status (aktiv, inaktiv, ausgetreten), Funktion, Notiz. Aktionen: Neu, Bearbeiten, Rechnung erstellen (Fakturierung), Austritt (Datum, Status), DSGVO Löschen/Anonymisieren (Art. 17) – das Programm prüft zuerst, ob Rechnungen, Buchungen oder PRAE-Daten in der Aufbewahrungsfrist (7 Jahre) liegen; dann wird nicht gelöscht, sondern anonymisiert (Name, Adresse usw. entfernt, Buchhaltungsdaten bleiben). In Bankumsätzen, die dem Mitglied zuordenbar sind, wird der Name durch die Kennung „ANON-nnnnnn“ ersetzt. Klarnamen in Buchungstexten (Beitragszahlungen, Rechnungszahlungen, SEPA-Einzüge) und auf Rechnungen werden – wie es § 131 und § 132 BAO verlangen – erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (7 Jahre ab Jahresende) ersetzt; das Programm nennt die Anzahl der noch gesperrten Buchungen und das früheste Datum, ab dem der Text ersetzt werden kann. Betrag, Datum, Belegnummer und Konto bleiben immer unverändert; jede Textänderung steht im Änderungsprotokoll mit einem Prüfhash des alten Textes. Erst nach Ablauf der Fristen ist die vollständige Löschung möglich; Rechnungen bleiben anonymisiert im Nummernkreis. Die Anonymisierung ist auch im Nur-Lese-Modus (abgelaufene Lizenz) möglich. Für eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO gibt es auf der Mitgliederseite den Knopf „📄 DSGVO-Auskunft (Art 15) exportieren“ (Mitglied markieren); er fasst alle zum Mitglied gespeicherten Daten zusammen.
Viele Mitglieder auf einmal anlegen: nicht hier, sondern über den Import unter Verein → Kommunikation → Reiter Import (Abschnitt 9.1). Beitragskategorien werden nicht im Mitglied-Dialog, sondern unter Beiträge → Kategorien zugeordnet (Abschnitt 6.5); die Kachel „Beiträge/Jahr“ oben auf der Seite summiert die Vorschreibungen des Jahres.
Die Seite „📁 Projekte & Veranstaltungen“ führt Projekte (Vereinsfest, Konzert, Turnier, Ausflug) mit Budget; Buchungen werden beim Erfassen zugeordnet. Nicht verwechseln mit dem Reiter Veranstaltungen in der Vereinsorganisation (Abschnitt 8): Dort stehen Termin, Checkliste und Helfer; die Veranstaltung kann mit einem Projekt von hier verknüpft werden, damit Einnahmen und Ausgaben ausgewertet werden. Projektauswertung per Doppelklick (Einnahmen, Ausgaben, Ergebnis, Budgetvergleich). Projekte werden nicht gelöscht, nur inaktiv gesetzt (Buchungen verweisen darauf).
Volltextsuche über Belegnummer, Buchungstext, Konto und Belegdateinamen mit Zeitraum.
Österreichischer Standardkontenrahmen für Vereine: Aktiva (Anlagevermögen, Geldkonten 1000 Kassa, 1100 Bank, 1200 weiteres Bankkonto), Passiva (2000 Eigenkapital, Rücklagen, Darlehen), Einnahmen (4000 Mitgliedsbeiträge, 4020 Fördernde, 4100/4110 Spenden, 4700 Zinsen, 4900 Sonstige …), Ausgaben (5170 Bankspesen, 5230 Steuern und Abgaben, 5370 AKM/austro mechana, 7100 AfA …). Konten anlegen, bearbeiten, aktivieren/deaktivieren; Löschen nur, wenn keine Buchung darauf verweist. Jedes Erfolgskonto hat eine Sphäre (Abschnitt 17), die die KöSt-Schätzung steuert – bei eigenen Konten bitte bewusst wählen.
Jede Aktion (Anlegen, Ändern, Stornieren, Login, Export, Sicherung) mit Zeitpunkt, Benutzer, Tabelle, altem/neuem Wert. Einträge sind per Datenbank-Sperre unveränderlich und über eine Prüfkette (SHA-256-Verkettung) verbunden; die Seite zeigt den Status der Kette.
Benutzer anlegen (Passwortregeln wie oben, Passwortwechsel beim ersten Login), Passwort zurücksetzen (hebt eine Login-Sperre auf), deaktivieren/aktivieren, Rolle ändern. Schutz: der eigene Account und der letzte aktive Administrator können nicht deaktiviert oder herabgestuft werden. Jeder Benutzer ändert sein eigenes Passwort unter Einstellungen → Sicherheit & Daten. Die Rollenauswahl steht standardmäßig auf „Mitglied“ – für den Kassier bewusst „Kassier“ wählen.
Rechnungsprüfer-Zugang – so geht es:
pruefer1), Startpasswort, Rolle Rechnungsprüfer. Für jeden Prüfer einen eigenen Zugang anlegen (Nachvollziehbarkeit im Änderungsprotokoll).Die Einstellungen sind in vier Reiter gegliedert (was Sie sehen, hängt von der Rolle ab):
Status (Testversion mit Resttagen, lizenziert, abgelaufen), Lizenzschlüssel SAV-… eingeben und aktivieren, Drittanbieter-Lizenzen anzeigen. Der Schlüssel ist in der Datenbank gespeichert und wandert mit der portablen Sicherung mit. Eine Lizenz gilt für einen Verein auf beliebig vielen Geräten des Vereins.
Laufzeit, Preis, Verlängerung:
Beispiel für ein Wirtschaftsjahr = Kalenderjahr. Bei abweichendem Wirtschaftsjahr verschieben sich die vereinsrechtlichen Fristen (§ 21 VerG) entsprechend; die steuerlichen Meldefristen (Ende Februar, 30. April/30. Juni) beziehen sich auf das Kalenderjahr. Alle Fristen bitte mit Statuten und Steuerberatung abgleichen.
| Wann | Was | Wo im Programm |
|---|---|---|
| Jänner | Portable Sicherung des abgeschlossenen Jahres; Eröffnungssaldo prüfen (ergibt sich automatisch aus den Buchungen) | Einstellungen → Sicherheit & Daten → Datensicherung |
| Jänner | Beitragsvorschreibung für das Jahr erstellen, SEPA-Vorankündigung versenden (≥ 14 Tage vor Einzug), SEPA-Datei hochladen | Beiträge & SEPA |
| Jänner | Kassastand zählen und mit Kassabuch abgleichen; Kontoauszug per 31.12. mit Bankbuch abgleichen (bei CSV-Import den Endsaldo laut Auszug im Import-Fenster eingeben) | Kassabuch, Bankbuch, Bankimport → Saldoabgleich |
| bis Ende Februar | PRAE-Meldung je Empfänger mit Formular L 19 über ELDA | PRAE → Jahresaufstellung |
| bis Ende Februar | Spendenmeldung (§ 18 Abs 8 EStG) über FinanzOnline, sofern spendenbegünstigt | Spenden → Sammelbestätigung als Grundlage |
| bis Ende Februar | Freiwilligenpauschale: Meldung mit Formular E 29 (BMF) an das Finanzamt bei Überschreitung der Jahresgrenzen; Aufzeichnungen prüfen | Vereinspflichten (E05) |
| bis 15. Februar | UVA U30 für Q4 (nur bei USt-Pflicht mit Quartalsvoranmeldung) | Steuer-Übersicht → Formular-Hilfe |
| Februar/März | E/A-Rechnung und Vermögensübersicht erstellen (§ 21 Abs 1 VerG: binnen 5 Monaten nach Ende des Rechnungsjahres) | E/A-Rechnung, Vermögensübersicht |
| März | Unterlagen an die Rechnungsprüfer: Prüfbericht mit Kettenkopf, Stichprobe, Belege, Insichgeschäfte offenlegen | Prüfbericht, Stichprobe, Änderungsprotokoll |
| binnen 4 Monaten | Rechnungsprüfung (§ 21 Abs 2 VerG: die Rechnungsprüfer prüfen innerhalb von 4 Monaten ab Erstellung der E/A-Rechnung) und Prüfbericht der Prüfer | Prüfbericht, Stichprobe |
| Frühjahr | Generalversammlung: Einladung (Frist laut Statuten, Standard im Programm 14 Tage), E/A-Rechnung und Prüfbericht vorlegen (§ 20 VerG), Entlastung, Beschlüsse, Protokoll | Vereinsorganisation → Sitzungen |
| nach der GV | Organänderungen binnen 4 Wochen an die Vereinsbehörde/ZVR melden (§ 14 VerG); Organliste drucken (Bank, Zeichnungsberechtigung) | Vereinsorganisation → Funktionäre |
| 30. April / 30. Juni | K2 (KöSt) und U1 (USt) für das Vorjahr, sofern steuerpflichtig – Papier bis 30. April, FinanzOnline bis 30. Juni, mit Steuerberatung länger | Steuer-Übersicht |
| 15. Mai / 15. Aug. / 15. Nov. | UVA U30 Q1/Q2/Q3 (nur bei USt-Pflicht) | Steuer-Übersicht |
| laufend | Belege erfassen (Bankimport monatlich), Rechnungen und Zahlungseingänge, Mahnläufe, Kontoauszüge abgleichen, automatische Sicherungen laufen | Buchung, Bankimport, Fakturierung, Beiträge |
| vor Veranstaltungen | Checkliste (Anmeldung, AKM, Registrierkasse, Versicherung, Jugendschutz), Projekt anlegen, 72-Stunden-Zähler beachten | Vereinsorganisation → Veranstaltungen, Projekte |
| jährlich | Spendenbegünstigung: Bestätigung durch die Steuerberatung binnen 9 Monaten nach Ende des Rechnungsjahres | – |
| jährlich | Kleinunternehmergrenze (55.000 € brutto) und § 45a BAO (100.000 €) prüfen; Sphären im Kontenrahmen prüfen | Steuer-Übersicht |
| jährlich | Funktionsperioden prüfen (Dauer laut Statuten), mindestens 2 Rechnungsprüfer, GV-Intervall (mindestens alle 5 Jahre, § 5 Abs 2 VerG) | Vereinsorganisation → Übersicht |
| jährlich | DSGVO: Verarbeitungsverzeichnis aktuell, ausgetretene Mitglieder nach Fristablauf anonymisieren | Mitglieder, Kommunikation → DSGVO |
| Dezember | Inventur (Inventarliste), offene Posten prüfen, letzte Mahnläufe, portable Sicherung vor dem Jahreswechsel | Inventar, Beiträge, Datensicherung |
Aufbewahrung: Buchungen, Belege, Protokoll, Rechnungen 7 Jahre (§ 132 BAO), bei Grundstücken 22 Jahre; das Programm verhindert das Löschen entsprechend.
Es gibt keinen „Jahresabschluss“-Knopf und keinen Abschlussvorgang. Das Programm führt alle Jahre in einer Datenbank; das neue Wirtschaftsjahr beginnt automatisch mit dem ersten Tag laut Einstellung, und die Berichte wählen das Jahr über die Auswahl oben auf der Seite. Sie müssen nichts „abschließen“, „sperren“ oder „eröffnen“. Zum Jahreswechsel empfiehlt sich diese Reihenfolge:
Fünf Rollen: Admin, Kassier, Obmann, Rechnungsprüfer, Mitglied. Die Rolle „Mitglied“ sieht nur Dashboard, Vereinspflichten, Vereinswissen, Lizenz und die eigenen Einstellungen (Datenminimierung); Buchungen, Suche, Projekte und Kontenrahmen sind ihr nicht zugänglich. Bearbeiten ist auf Admin/Kassier (bzw. Obmann) beschränkt. Schreiben (Buchungen, Umbuchungen, Belege) dürfen Admin, Kassier und Obmann – und nur, wenn das Programm nicht im Nur-Lese-Modus ist.
| Seite | Admin | Kassier | Obmann | Rechnungsprüfer | Mitglied |
|---|---|---|---|---|---|
| --- | :-: | :-: | :-: | :-: | :-: |
| Dashboard, Vereinspflichten, Vereinswissen, Lizenz, Hilfe | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Buchungen (Journal), Suche | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | – |
| Neue Buchung, Umbuchung | ✓ | ✓ | ✓ | – | – |
| Prüfbericht, Stichprobe | ✓ | ✓ | – | ✓ | – |
| E/A-Rechnung, Vermögen, Kassabuch, Bankbuch | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | – |
| Fakturierung, Spenden, PRAE, Freiwilligenpauschale, Steuer-Übersicht | ✓ | ✓ | – | – | – |
| Beiträge & SEPA, Bankimport | ✓ | ✓ | – | – | – |
| Mitglieder | ✓ | ✓ | ✓ | – | – |
| Vereinsorganisation, Kommunikation | ✓ | ✓ | ✓ | – | – |
| Projekte, Kontenrahmen (ansehen) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | – |
| Projekte, Kontenrahmen (bearbeiten) | ✓ | ✓ | – | – | – |
| Änderungsprotokoll (nur lesend) | ✓ | ✓ | – | ✓ | – |
| Einstellungen: eigenes Passwort, Menü | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Einstellungen: Stammdaten, Wirtschaftsjahr, Steuer, Eröffnungssaldo, Storno | ✓ | ✓ | – | – | – |
| Einstellungen: Datensicherung inkl. Portable Sicherung, Wiederherstellen | ✓ | ✓ | – | – | – |
| Einstellungen: Datenexport, Verschlüsselung, Online-Update | ✓ | – | – | – | – |
| Benutzer | ✓ | – | – | – | – |
Empfehlung: Kassier = laufende Buchhaltung; Obmann = Mitglieder, Organisation, Kommunikation; Rechnungsprüfer erhalten eigene Zugänge mit dieser Rolle (lesend, Anleitung in Abschnitt 12.3); die Rolle Mitglied eignet sich für Einsicht ohne Personendaten. Es sollte immer mindestens zwei Administratoren geben.
Die Datenbank strategieschmiedeverein.db.enc liegt verschlüsselt (AES-128-CBC + HMAC, Fernet) im Datenordner %APPDATA%\StrategieSchmiede\StrategieSchmiedeVerein\. Während das Programm läuft, existiert eine entschlüsselte Arbeitskopie; alle 5 Minuten wird verschlüsselt zwischengesichert, beim Beenden verschlüsselt und die Arbeitskopie erst nach erfolgreicher Prüfung gelöscht. Nach einem Absturz wird die Arbeitskopie beim nächsten Start übernommen (Hinweis), eine beschädigte aufbewahrt.
Der Datenschlüssel ist umhüllt
Nicht verschlüsselt sind Beleg-Anhänge (belege\), erzeugte PDF/CSV/XML-Dateien, Ausdrucke.
backups\, verschlüsselt; dazwischen alle 5 Minuten die Zwischensicherung der Arbeitsdatei (Abschnitt 15.1). Aufbewahrung: vom laufenden Tag die letzten 6, je Tag die letzte für 30 Tage, je Monat die letzte für 12 Monate, die allerletzte immer. Manuelle und anlassbezogene Sicherungen (vor Wiederherstellung, Schlüsselwechsel, Datenbank-Umstellung): jeweils die letzten 20..ssvbackup): passwortgeschützt, auf jedem PC einspielbar, enthält Datenbank und Beleg-Anhänge (bis 300 MB). Die einzige Sicherung, die vor PC-Verlust schützt – regelmäßig auf USB-Stick/externe Festplatte, mindestens monatlich und vor dem Jahresabschluss..db.enc aus backups\ oder .ssvbackup mit Passwort; der aktuelle Stand wird vorher gesichert, das Programm startet neu. Wichtig: Mit der Sicherung kommen auch die Benutzer und ihre Passwörter zurück – nach dem Neustart melden Sie sich mit dem Passwort an, das zum Zeitpunkt der Sicherung galt (auf einem neuen PC also nicht mit dem gerade beim Erststart vergebenen). Wurde die Sicherung ohne Beleg-Anhänge erstellt, erscheint der Hinweis dazu trotzdem – er ist dann gegenstandslos.Nicht den Ordner kopieren. Stattdessen: alter PC → portable Sicherung; neuer PC → Programm starten, Erstanmeldung durchlaufen, Einstellungen → Sicherheit & Daten → Datensicherung → Wiederherstellen → .ssvbackup → Passwort. Benutzer, Buchungen, Rechnungen, Mitglieder, Einstellungen und Lizenz sind wieder da – die Anmeldung erfolgt danach mit den Zugangsdaten aus der Sicherung (altes Passwort des alten PCs), nicht mit dem beim Erststart am neuen PC vergebenen. Schritt-für-Schritt: INSTALLATIONSANLEITUNG.txt, Abschnitt 7.
Kann die Datenbank beim Start nicht geöffnet werden (Schlüssel fehlt, anderes Konto, Master-Passwort vergessen), bietet ein Startdialog das Einspielen einer portablen Sicherung an; die vorhandenen Dateien bleiben in einem Unterordner unlesbar_… erhalten.
Verantwortlicher für die Mitgliederdaten ist der Verein. Die Software überträgt keine Daten an den Hersteller. Vollständiger Datenschutzhinweis: Einstellungen → Programm → Rechtliches. Für Support mit Einblick in Ihre Daten (Fernwartung, Datenbank) ist vorher ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) abzuschließen – ein AVV-Muster erhalten Sie auf Anfrage bei office@strategieschmiede.at; senden Sie keine Datenbank unaufgefordert. Wenn Sie dem Support eine Protokolldatei (logs\strategieschmiedeverein.log) oder einen Fehlerbericht schicken: Beide enthalten keine Buchungsinhalte, aber Benutzernamen, Zeitpunkte und Belegnummern – schwärzen Sie diese vor dem Versand, wenn Sie sie nicht übermitteln wollen (der Fehlerbericht wird vor dem Absenden angezeigt).
Ich habe einen falschen Betrag gebucht. Einstellungen → Buchhaltung → Buchung stornieren (Beleg-Nr.), dann richtig neu buchen. Beides erscheint im Journal und im Protokoll – das ist so gewollt.
Kassa- und Bankstand stimmen nicht mit der Wirklichkeit überein. Eröffnungssaldo geprüft? Umbuchungen Kassa ↔ Bank erfasst statt als Einnahme/Ausgabe? Bankimport → Saldoabgleich zeigt die Differenz zum Kontoauszug; Kassabuch drucken und mit dem Bargeld zählen.
Warum kann ich keine Umsatzsteuer auf die Rechnung setzen? Der Verein ist als Kleinunternehmer eingestellt (Einstellungen → Buchhaltung). Erst nach Verzicht auf die Befreiung bzw. Überschreiten der Grenze (Steuerberatung!) die Einstellung ändern und die UID eintragen.
Die Stornorechnung hat eine neue Nummer – ist das richtig? Ja. Rechnungsnummern müssen lückenlos bleiben (§ 11 UStG); ein Storno ist eine eigene Rechnung mit negativen Beträgen.
Beitragsvorschreibung oder Serienrechnung? Vorschreibungen (Beiträge & SEPA) sind offene Posten ohne Rechnung – ideal für Mitgliedsbeiträge, SEPA und Mahnwesen. Serienrechnungen erzeugen echte Rechnungen nach § 11 UStG – wenn Mitglieder eine Rechnung brauchen.
Die Bank lehnt die SEPA-Datei ab. Gläubiger-ID eingetragen? IBAN des Vereins in den Stammdaten? Einzugsdatum ein Bankwerktag mit ausreichend Vorlauf? Die Prüfung im Programm zeigt Fehler vor dem Speichern; das Format ist pain.008.001.08 – manche Banken verlangen eine andere Version, fragen Sie Ihre Bank.
Der Bankimport findet mein CSV-Format nicht. Profil „Generisch“ wählen und die Spalten von Hand zuordnen, dann als eigenes Profil speichern. Besser: CAMT.053 aus dem Online-Banking exportieren.
Wie lange ist die Testversion, und was passiert danach? 30 Tage ab dem ersten Start; danach Nur-Lese-Modus. Der Zeitraum lässt sich nicht durch Löschen der Datenbank oder Zurückstellen der Uhr verlängern.
Kann ich das Programm auf mehreren PCs nutzen? Ja (eine Lizenz je Verein), aber es gibt nur einen Datenbestand: Arbeiten Sie abwechselnd und übertragen Sie den Stand mit der portablen Sicherung. Zwei parallel gepflegte Datenbanken lassen sich nicht zusammenführen.
Ich habe das Master-Passwort vergessen. Ohne portable Sicherung sind die Daten nicht wiederherstellbar – auch der Hersteller kann nicht helfen.
Ist die Software „BAO-konform“? Sie wurde unter Berücksichtigung der BAO entwickelt (Radierverbot, Protokoll, fortlaufende Nummern). Ob Ihre Buchhaltung ordnungsgemäß ist, hängt von Ihren Eingaben ab.
Sphären. Kurz: Jeder Einnahme und Ausgabe wird ein steuerlicher „Bereich“ zugeordnet, damit das Programm schätzen kann, was steuerfrei ist und was nicht. Genauer: Steuerliche Bereiche eines gemeinnützigen Vereins (VereinsR 2001, §§ 34 ff, 45 BAO): Ideeller Bereich (Mitgliedsbeiträge, Spenden, Subventionen – steuerfrei, nicht steuerbar), Vermögensverwaltung (Zinsen, Vermietung – KöSt-frei; KESt 25 % auf Zinsen aus Geldeinlagen, 27,5 % auf sonstige Kapitalerträge wird von der Bank einbehalten), unentbehrlicher Hilfsbetrieb (Zweckbetrieb, z. B. Sportbetrieb, Konzerte des Musikvereins – KöSt-frei), entbehrlicher Hilfsbetrieb (z. B. kleines Vereinsfest – KöSt-pflichtig mit Freibetrag), begünstigungsschädlicher Betrieb (Kantine, großes Fest, eigenständiger Werbebetrieb – KöSt- und USt-pflichtig; über 100.000 € Umsatz gefährdet er die Gemeinnützigkeit, § 45a BAO). Sponsoring/Werbung, die im Sport- oder Kulturbetrieb erbracht wird, gehört zu diesem Betrieb (meist unentbehrlicher Hilfsbetrieb). Im Kontenrahmen ist jedem Erfolgskonto eine Sphäre zugeordnet; der Konto-Dialog erklärt sie.
Hilfsbetrieb (unentbehrlich/entbehrlich). Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb eines gemeinnützigen Vereins. Unentbehrlich, wenn er auf den Vereinszweck ausgerichtet, dafür unentbehrlich ist und nicht mehr als nötig in Wettbewerb tritt (§ 45 Abs 2 BAO). Entbehrlich, wenn er dem Zweck nur mittelbar dient (§ 45 Abs 1 BAO). Für beide gilt umsatzsteuerlich die Liebhabereivermutung.
Kleines Vereinsfest. Gesellige Veranstaltung mit höchstens 72 Stunden im Kalenderjahr, deren Organisation und Durchführung zu mindestens 75 % durch Vereinsmitglieder (oder deren nahe Angehörige) erfolgt, mit Verpflegung im Wesentlichen durch Mitglieder und Auftritten von Musik-/Künstlergruppen, die je Stunde nicht mehr als 1.000 € verrechnen (VereinsR Rz 306 ff) – entbehrlicher Hilfsbetrieb, keine Registrierkassenpflicht. Fehlt eine dieser Voraussetzungen oder werden 72 Stunden überschritten: großes Vereinsfest = begünstigungsschädlicher Betrieb.
PRAE. Pauschale Reiseaufwandsentschädigung (§ 3 Abs 1 Z 16c EStG): steuer- und SV-freie Pauschale gemeinnütziger Sportvereine für Sportler, Schiedsrichter und Sportbetreuer; bis 120 € je Einsatztag und 720 € je Einsatzmonat; Meldung mit L 19 über ELDA bis Ende Februar.
Freiwilligenpauschale. § 3 Abs 1 Z 42 EStG (seit 2024): steuerfreie Pauschale gemeinnütziger Organisationen an ehrenamtlich Tätige – kleines bis 30 €/Tag, max. 1.000 €/Jahr; großes bis 50 €/Tag, max. 3.000 €/Jahr (mildtätige Tätigkeit, Katastrophenhilfe, Ausbildner/ Übungsleiter). Kein Dienstverhältnis; Aufzeichnungen führen; Meldung bei Überschreitung mit Formular E 29 (BMF) bis Ende Februar des Folgejahres. Seit 2026 im selben Monat nicht neben PRAE für dieselbe Person.
Kleinunternehmer. § 6 Abs 1 Z 27 UStG: Unternehmer mit Umsätzen bis 55.000 € brutto im Jahr (seit 2025; Toleranz 10 % bis Jahresende) sind von der USt befreit – keine USt auf Rechnungen, kein Vorsteuerabzug. Echte Mitgliedsbeiträge, Spenden, Subventionen zählen nicht zum Umsatz. Bis 2024 galten 35.000 € netto.
Liebhaberei. Vermutung nach VereinsR 2001 Rz 463 ff, dass unentbehrliche und entbehrliche Hilfsbetriebe gemeinnütziger Vereine keine unternehmerische Tätigkeit sind – Umsätze nicht steuerbar, aber auch kein Vorsteuerabzug. Auf Rechnungen als Befreiungsgrund wählbar.
E/A-Rechnung. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach dem Zufluss-/Abflussprinzip (§ 21 VerG, § 4 Abs 3 EStG) – die Rechnungslegung kleiner Vereine (bis 1 Mio. € gewöhnliche Einnahmen/ Ausgaben) samt Vermögensübersicht, binnen 5 Monaten nach Ende des Rechnungsjahres.
Radierverbot. § 131 BAO: Eintragungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist. Im Programm: keine Löschung, keine Änderung der Kernfelder, Korrektur nur durch Storno und Neubuchung, alles im Änderungsprotokoll.
Prüfkette / Kettenkopf. Jeder Protokolleintrag enthält einen SHA-256-Hash, der den vorherigen Eintrag einschließt. Der Hash des letzten Eintrags (Kettenkopf) steht im Prüfbericht; stimmt er später noch, wurde das Protokoll nicht verändert.
Eröffnungssaldo. Anfangsbestand von Kassa und Bank beim Umstieg auf das Programm; gebucht als Eröffnungsbuchung gegen das Eigenkapital (2000).
Umbuchung. Bewegung zwischen Bestandskonten (Von → An), keine Einnahme/Ausgabe.
Gegenkonto. Das zweite Konto einer Buchung. Bei Einnahmen/Ausgaben ist es das Geldkonto (Kassa oder Bank – bestimmt durch „Bezahlt mit“), bei Umbuchungen das Zielkonto („An“). Im Journal steht es in der Spalte „Gegenkonto“.
Beleg / Beleg-Anhang. Der Beleg ist der Nachweis einer Buchung (Rechnung, Kassenzettel, Kontoauszug). Das Programm vergibt je Buchung eine Beleg-Nr.; „Beleg anhängen“ bzw. die Angabe „fehlende Belege“ auf dem Dashboard und „(kein Beleg!)“ in der Stichprobe beziehen sich auf die angehängte Datei (Scan/PDF/Foto). Papierbelege im Ordner sind rechtlich ebenso in Ordnung – die Anzeige ist nur ein Hinweis, kein Fehler; bar kassierte Mitgliedsbeiträge haben oft keinen Anhang.
Vortrag. Der aus dem Vorjahr übernommene Anfangsbestand eines Kontos (Kassa, Bank) zum Beginn des Wirtschaftsjahres; im Kassabuch/Bankbuch die erste Zeile. Er ergibt sich automatisch aus dem Endbestand des Vorjahres bzw. beim Umstieg aus dem Eröffnungssaldo.
Vorschreibung. Offener Posten für einen Mitgliedsbeitrag einer Periode – noch keine Buchung; wird bei Zahlung zur Einnahme.
SEPA-Mandat / Gläubiger-ID / pain.008. Mandat = schriftliche Einzugsermächtigung des Mitglieds mit Mandatsreferenz; Gläubiger-ID = Kennung des Vereins (OeNB); pain.008 = XML-Format der SEPA-Lastschriftdatei (hier Version 001.08).
CAMT.053 / CAMT.052 / MT940. Elektronische Kontoauszugsformate (ISO 20022 XML Tagesauszug / untertägig; SWIFT-Textformat), die der Bankimport einliest.
Portable Sicherung. Passwortgeschützte, PC-unabhängige Sicherung (.ssvbackup) mit Datenbank und Belegen – für Umzug und Notfall.
Nur-Lese-Modus. Zustand nach Ablauf von Testversion oder Lizenz: alles ansehen, drucken und exportieren, nichts erfassen.
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