Nutzungsbedingungen StrategieSchmiedeBuchhaltung (SSBH)

Kurz zusammengefasst: SSBH ist eine Online-Buchhaltung im Browser. Der All-in-Preis beträgt € 49 pro Monat und enthält alle Funktionen, bis zu 3 Firmen, 5 Benutzer sowie 200 Belege mit KI-Erkennung und 75 Fragen an die Buchhaltung pro Kalendermonat; was darüber hinausgeht, wird zusätzlich verrechnet. Das Abo ist monatlich kündbar. Ihre Buchhaltungsdaten verarbeiten wir nur in Ihrem Auftrag (Anhang 1). Verbindlich ist der folgende Text.

1. Anbieter und Geltungsbereich

(1) Anbieter ist Simon Sandhofer, StrategieSchmiede, Mühlhofsiedlung 20, 2650 Payerbach, Österreich, Telefon +43 650 47 620 11, E-Mail office@strategieschmiede.at (im Folgenden „wir“ oder „Anbieter“). Wir sind Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG.

(2) Diese Nutzungsbedingungen gelten für den Testzugang und das Abonnement der Online-Buchhaltung StrategieSchmiedeBuchhaltung (SSBH), erreichbar unter ssbh.strategieschmiede.at (im Folgenden „SSBH“). Vertragspartner ist das Unternehmen, der Verein oder die Person, für die der Zugang eingerichtet wird (im Folgenden „Kunde“ oder „Sie“). Für Beratungsleistungen gelten unsere AGB für Beratungsleistungen, für die Windows-Programme die AGB Software.

(3) Verbraucher im Sinne dieser Bedingungen ist, wer kein Unternehmer nach § 1 KSchG ist; dazu zählen auch Vereine, die kein Unternehmen betreiben. Bestimmungen, die nur für Unternehmer gelten, sind als solche gekennzeichnet; zwingende Rechte von Verbrauchern bleiben in jedem Fall unberührt.

(4) Abweichende Bedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, wenn wir ihnen ausdrücklich schriftlich zustimmen.

2. Leistungen

(1) Wir stellen SSBH als Online-Anwendung („Software as a Service“) zur Nutzung über einen aktuellen Webbrowser auf PC, Mac, Tablet oder Smartphone bereit. Eine Installation ist nicht erforderlich. Der Funktionsumfang ergibt sich aus der Beschreibung auf strategieschmiede.at/buchhaltungssoftware.html zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses.

(2) Wir entwickeln SSBH laufend weiter und spielen Aktualisierungen (Updates) ohne zusätzliche Kosten ein. Funktionen können dabei verbessert, ergänzt oder ersetzt werden; wesentliche Funktionen, die bei Vertragsabschluss beschrieben waren, fallen nicht ersatzlos weg. Gegenüber Verbrauchern stellen wir die nach dem Verbrauchergewährleistungsgesetz (VGG) erforderlichen Aktualisierungen bereit.

(3) SSBH ist ein Werkzeug zur Führung der Buchhaltung. Wir erbringen keine Steuerberatung, Buchhaltung im Auftrag oder Rechtsberatung. Buchungsvorschläge, KI-Ergebnisse, Hinweise des „Wächters“, Fristen, Vorschläge des Jahreswechsel-Assistenten sowie die Berechnungen des Live-Steuerkontos und des Steuer-Zwillings sind Hilfestellungen bzw. Schätzungen; verbindlich sind die gesetzlichen Bestimmungen, die Bescheide der Behörden und die Beurteilung Ihrer Steuerberatung.

(4) Die Umsatzsteuervoranmeldung wird in SSBH als Datei für FinanzOnline erstellt; die Übermittlung an das Finanzamt nimmt der Kunde oder seine Steuerberatung vor. Funktionen, die ausdrücklich als Testmodus oder Prototyp gekennzeichnet sind (derzeit die Registrierkasse), sind nicht Teil der vertraglich geschuldeten Leistung und dürfen nicht für gesetzliche Pflichten (z. B. die Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO) verwendet werden, bevor wir sie schriftlich freigeben.

(5) Nicht im Preis enthalten sind Einschulungen, Datenübernahmen aus anderen Programmen über die eingebauten Importfunktionen hinaus, individuelle Anpassungen und Vor-Ort-Termine; diese bieten wir auf Wunsch nach unseren AGB für Beratungsleistungen an. Fragen zur Bedienung beantworten wir per E-Mail oder Telefon an Werktagen.

3. Testzugang

(1) Auf Anfrage richten wir einen kostenlosen Testzugang für 30 Tage ein (voller Funktionsumfang, bis zu 2 Firmen, KI-Erkennung für 50 Belege und 20 Fragen). Ein Anspruch auf einen Testzugang besteht nicht.

(2) Der Testzugang endet nach 30 Tagen automatisch; eine Kündigung ist nicht nötig und es entstehen keine Kosten. Wir erinnern 7 Tage und 1 Tag vor Ablauf per E-Mail. Nach Ablauf wird der Zugang gesperrt; 14 Tage danach werden alle Testdaten gelöscht, aus unseren verschlüsselten Sicherungen spätestens nach 12 Monaten. Schließen Sie vorher ein Abonnement ab, übernehmen wir die Testdaten auf Wunsch oder setzen die Buchhaltung zurück.

(3) Für den Testzugang gelten diese Nutzungsbedingungen samt Anhang 1 sinngemäß; die Bestimmungen über Entgelt, Laufzeit und Kündigung gelten nicht.

4. Vertragsabschluss

(1) Die Darstellung von SSBH auf unserer Website ist kein bindendes Angebot. Sie bestellen das Abonnement per E-Mail an office@strategieschmiede.at, telefonisch oder über ein Formular auf unserer Website. Der Vertrag kommt zustande, wenn wir die Bestellung per E-Mail bestätigen (Auftragsbestätigung). Mit der Auftragsbestätigung erhalten Sie diese Nutzungsbedingungen samt Anhängen in der geltenden Fassung.

(2) Verbraucher, die wünschen, dass das Abonnement bereits vor Ablauf der 14-tägigen Widerrufsfrist beginnt (z. B. nahtlos im Anschluss an den Testzugang), müssen dies ausdrücklich verlangen (Punkt 14).

5. Preise, KI-Kontingent und Mehrverbrauch

(1) Das Abonnement kostet € 49 pro Monat (All-in-Preis). Darin enthalten sind:

• alle Funktionen von SSBH und alle Aktualisierungen,
• bis zu 3 Firmen (Mandanten) und bis zu 5 Benutzer (angemessene Nutzung),
• 200 Belege mit KI-Erkennung und 75 Fragen an die Buchhaltung pro Kalendermonat (KI-Kontingent),
• Betrieb auf Servern in der EU, tägliche Datensicherung und ein Zugang für Ihre Steuerberatung.

(2) Mehrverbrauch: Was über das KI-Kontingent hinausgeht, wird zusätzlich verrechnet, und zwar € 0,10 je weiterem Beleg mit KI-Erkennung und € 0,20 je weiterer Frage an die Buchhaltung. Als Beleg mit KI-Erkennung zählt jede vom Kunden ausgelöste Erkennung eines Belegs durch die KI, als Frage jede an die Funktion „Fragen an die Buchhaltung“ gestellte Frage. Belege, die ohne KI mit der eingebauten Texterkennung erfasst werden, sind unbegrenzt und zählen nicht zum Kontingent. Nicht genutzte Kontingente verfallen am Ende des Kalendermonats und werden nicht übertragen oder erstattet. Den aktuellen Stand sehen Sie in SSBH.

(3) Weitere Firmen (Mandanten) über drei hinaus schalten wir auf Wunsch frei; sie kosten je € 15 pro Monat. Für die Verlängerung der Aufbewahrung eines Buchhaltungsjahres über die gesetzliche Frist hinaus (Punkt 10 Abs. 3) verrechnen wir € 9 je Buchhaltungsjahr und angefangenem Verlängerungsjahr. Mehr als 5 Benutzer vereinbaren wir gesondert.

(4) Alle Preise sind Endpreise. Als Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG stellen wir keine Umsatzsteuer in Rechnung; ein Vorsteuerabzug aus unseren Rechnungen ist daher nicht möglich. Entfällt die Steuerbefreiung, bleiben die vereinbarten Endpreise für Verbraucher unverändert; gegenüber Unternehmern gelten die Preise ab dann als Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, worüber wir mindestens zwei Monate vorher informieren.

6. Abrechnung und Zahlung

(1) Der Grundpreis wird monatlich im Voraus verrechnet, der Mehrverbrauch und zusätzliche Firmen monatlich im Nachhinein für den abgelaufenen Kalendermonat. Beginnt oder endet das Abonnement während eines Monats, wird der Grundpreis anteilig nach Tagen verrechnet. Auf Wunsch kann der Grundpreis für 12 Monate im Voraus bezahlt werden (Jahresabrechnung); der Mehrverbrauch wird auch dann monatlich verrechnet.

(2) Rechnungen erhalten Sie per E-Mail. Sie sind binnen 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug per Überweisung zu bezahlen. Bei Zahlungsverzug verrechnen wir gegenüber Unternehmern Verzugszinsen von 9,2 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 456 UGB), gegenüber Verbrauchern die gesetzlichen Zinsen von 4 % p. a. (§ 1000 ABGB).

(3) Ist der Kunde mit einer Zahlung mehr als 30 Tage im Verzug, können wir den Zugang nach schriftlicher Mahnung unter Setzung einer Nachfrist von mindestens 14 Tagen bis zur Zahlung sperren. Die Daten bleiben während der Sperre erhalten; Ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten werden dadurch nicht berührt – auf Verlangen stellen wir Ihnen Ihre Daten auch während der Sperre als Export zur Verfügung.

7. Preisänderungen

(1) Wir können die Preise für laufende Abonnements mit Wirkung für die Zukunft ändern, frühestens 12 Monate nach Vertragsabschluss bzw. nach der letzten Änderung. Die Änderung teilen wir mindestens zwei Monate vor ihrem Wirksamwerden per E-Mail mit.

(2) Unternehmer können das Abonnement bis zum Wirksamwerden der Änderung kostenlos zu diesem Zeitpunkt kündigen; andernfalls gilt der neue Preis. Gegenüber Verbrauchern wird eine Preiserhöhung nur wirksam, wenn der Verbraucher ihr ausdrücklich zustimmt; stimmt er nicht zu, läuft das Abonnement zum bisherigen Preis weiter, und wir können es unter Einhaltung der Frist nach Punkt 8 Abs. 2 kündigen. Preissenkungen geben wir an alle Kunden weiter.

8. Laufzeit und Kündigung

(1) Das Abonnement wird auf unbestimmte Zeit abgeschlossen. Der Kunde kann es jederzeit zum Ende eines Kalendermonats kündigen; eine E-Mail an office@strategieschmiede.at genügt. Bei Jahresabrechnung ist eine Kündigung zum Ende des bezahlten Zeitraums möglich; eine vorzeitige Kündigung durch Verbraucher bleibt davon unberührt, bereits bezahlte Entgelte für nicht genutzte volle Monate erstatten wir in diesem Fall.

(2) Wir können das Abonnement mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalendermonats kündigen, damit Sie ausreichend Zeit haben, Ihre Daten zu sichern und auf ein anderes Programm umzusteigen.

(3) Das Recht beider Seiten zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für uns insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Mahnung und Nachfrist mit mehr als zwei Monatsentgelten im Verzug ist oder SSBH entgegen Punkt 9 missbräuchlich nutzt.

9. Pflichten des Kunden

(1) Sie halten Ihre Zugangsdaten geheim, verwenden sichere Passwörter und aktivieren nach Möglichkeit die Zwei-Faktor-Anmeldung oder einen Passkey. Jeder Benutzer erhält einen eigenen Zugang; Zugänge dürfen nicht geteilt werden. Den Verdacht eines Missbrauchs melden Sie uns unverzüglich. Für Benutzer, die Sie anlegen (auch Ihre Steuerberatung oder einen befristeten Prüferzugang), sind Sie verantwortlich.

(2) Sie sind für die Richtigkeit und Vollständigkeit der erfassten Daten und Buchungen verantwortlich und prüfen Vorschläge von SSBH – insbesondere Ergebnisse der KI-Erkennung – vor dem Buchen. Die Erfüllung Ihrer steuerlichen, unternehmensrechtlichen und sonstigen gesetzlichen Pflichten (z. B. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, Abgabe von Voranmeldungen und Erklärungen, Einhaltung von Fristen) bleibt Ihre Aufgabe bzw. die Ihrer Steuerberatung.

(3) Sie verwenden SSBH nur für rechtmäßige Zwecke und für Ihre eigene Buchhaltung bzw. die der freigeschalteten Firmen. Unzulässig sind insbesondere das Hochladen von Schadsoftware, Versuche, Sicherheitsmaßnahmen zu umgehen oder auf fremde Daten zuzugreifen, automatisierte Massenabfragen außerhalb der dafür vorgesehenen Schnittstelle sowie die Weitergabe oder Vermietung des Zugangs an Dritte.

(4) Wir empfehlen, zusätzlich zu unseren Sicherungen regelmäßig selbst ein Jahrespaket oder einen Export herunterzuladen und aufzubewahren.

10. Ihre Daten, Datensicherung und Vertragsende

(1) Alle Daten, die Sie in SSBH erfassen oder hochladen, gehören Ihnen. Wir verwenden sie ausschließlich zur Erbringung unserer Leistungen nach Anhang 1 und werten sie nicht für eigene Zwecke aus. Am anonymen Branchenvergleich nimmt eine Firma nur teil, wenn Sie dies in SSBH ausdrücklich einschalten.

(2) Wir sichern die Daten täglich und legen die Sicherungen zusätzlich verschlüsselt in einem zweiten Rechenzentrum in Deutschland ab. Sie können Ihre Daten jederzeit exportieren (u. a. Journal, Saldenliste, Kontenblätter, offene Posten, UVA-Dateien, BMD-Export, SAF-T AT, Belegarchiv, Jahrespaket).

(3) Bücher und Belege sind in der Regel sieben Jahre aufzubewahren (§ 132 BAO, § 212 UGB), in bestimmten Fällen länger. SSBH bewahrt die Daten eines Buchhaltungsjahres während des laufenden Abonnements bis zum Ende dieser Frist auf, weist rechtzeitig auf das Fristende hin und löscht die Daten danach, sofern Sie die Aufbewahrung nicht kostenpflichtig verlängern (Punkt 5 Abs. 3) oder einer Löschung widersprechen, weil die Unterlagen für ein laufendes Verfahren benötigt werden.

(4) Vertragsende: Mit dem Ende des Abonnements wird der Zugang gesperrt. Da Sie für die Aufbewahrung Ihrer Unterlagen selbst verantwortlich bleiben, laden Sie bitte vor Vertragsende alle benötigten Daten herunter. Innerhalb von 60 Tagen nach Vertragsende stellen wir Ihnen auf Anfrage ein vollständiges Jahrespaket je Buchhaltungsjahr samt Belegen kostenlos bereit. Danach werden alle Daten gelöscht, aus den verschlüsselten Sicherungen spätestens 12 Monate nach Vertragsende. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die uns selbst treffen (z. B. für unsere Rechnungen an Sie), bleiben unberührt.

11. KI-Funktionen

(1) Die KI-Funktionen (KI-Erkennung von Belegen, „Fragen an die Buchhaltung“) sind freiwillig und werden nur ausgelöst, wenn Sie sie nutzen. Ohne KI erkennt SSBH Belege mit der eingebauten Texterkennung auf unserem Server.

(2) Für die KI-Funktionen setzen wir das Sprachmodell Claude der Anthropic PBC (USA) als Unterauftragsverarbeiter ein (Anhang 1, Punkt 7). Dabei werden nur die für die jeweilige Anfrage nötigen Belegbilder, Texte bzw. Buchhaltungszahlen übermittelt. Anthropic verwendet diese Daten nicht zum Training von KI-Modellen.

(3) KI-Ergebnisse können unvollständig oder falsch sein. Sie sind Vorschläge, die vor der Übernahme zu prüfen sind; Antworten auf Fragen an die Buchhaltung sind keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die KI-Funktionen lesen Ihre Daten nur und verändern sie nicht ohne Ihre Bestätigung.

12. Verfügbarkeit und Wartung

(1) Wir streben eine Verfügbarkeit von SSBH von 99 % im Monatsmittel an. Ausgenommen sind angekündigte Wartungsarbeiten, die wir nach Möglichkeit zwischen 20 und 6 Uhr oder am Wochenende durchführen, sowie Störungen, die außerhalb unseres Einflussbereichs liegen (z. B. Ausfälle des Internets, des Rechenzentrumsbetreibers oder von Diensten Dritter wie FinanzOnline, der Banken oder des KI-Anbieters).

(2) Störungen können Sie per E-Mail oder Telefon melden. Wir beheben sie im Rahmen unserer Möglichkeiten so rasch wie möglich, bei Ausfall der gesamten Anwendung vorrangig.

13. Gewährleistung und Haftung

(1) Verbraucher: Es gilt die gesetzliche Gewährleistung für digitale Leistungen nach dem VGG für die gesamte Dauer der Bereitstellung. Wir haften für Personenschäden sowie für Schäden aus Vorsatz und grober Fahrlässigkeit unbeschränkt; für leicht fahrlässig verursachte Sach- und Vermögensschäden haften wir nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (§ 6 Abs. 1 Z 9 KSchG bleibt unberührt).

(2) Unternehmer: Mängel sind uns unverzüglich nach Bekanntwerden nachvollziehbar zu melden. Wir beheben gemeldete Mängel in angemessener Frist; gelingt das nicht, kann der Kunde das Entgelt für die Dauer der erheblichen Beeinträchtigung angemessen mindern oder das Abonnement außerordentlich kündigen. Wir haften nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, ausgenommen Personenschäden. Die Haftung ist – außer bei Vorsatz und Personenschäden – der Höhe nach mit den in den letzten 12 Monaten vor dem Schadensereignis bezahlten Entgelten begrenzt. Die Haftung für entgangenen Gewinn, Folgeschäden und Schäden aus Ansprüchen Dritter ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

(3) Für alle Kunden gilt: Wir haften nicht für Nachteile, die daraus entstehen, dass Vorschläge, KI-Ergebnisse, Schätzungen oder Hinweise ungeprüft übernommen oder gesetzliche Pflichten nicht vom Kunden bzw. seiner Steuerberatung erfüllt wurden (z. B. Abgabennachforderungen, Säumnis- und Verspätungszuschläge), es sei denn, der Nachteil beruht auf einem von uns zu vertretenden Fehler der Software und hätte bei der vom Kunden zu erwartenden Prüfung nicht erkannt werden können. Für Datenverluste haften wir – im Rahmen der vorstehenden Absätze – nur in dem Umfang, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch uns nicht wiederherstellbar ist.

14. Widerrufsrecht für Verbraucher

(1) Verbraucher können einen im Fernabsatz (z. B. per E-Mail, Telefon oder über die Website) geschlossenen Vertrag über das Abonnement binnen 14 Tagen ab Vertragsabschluss ohne Angabe von Gründen widerrufen. Zur Wahrung der Frist genügt die rechtzeitige Absendung einer eindeutigen Erklärung, etwa per E-Mail an office@strategieschmiede.at, per Brief an die Anschrift in Punkt 1 oder über die Seite Vertrag widerrufen. Ein Muster-Widerrufsformular finden Sie in der Widerrufsbelehrung.

(2) Im Fall des Widerrufs erstatten wir bereits geleistete Zahlungen unverzüglich, spätestens binnen 14 Tagen ab Eingang des Widerrufs. Haben Sie ausdrücklich verlangt, dass das Abonnement vor Ablauf der Widerrufsfrist beginnt, zahlen Sie für den Zeitraum bis zum Widerruf einen anteiligen Betrag des Grundpreises sowie den bis dahin angefallenen Mehrverbrauch (§ 16 FAGG). Das Widerrufsrecht erlischt, wenn die Dienstleistung auf Ihr ausdrückliches Verlangen vollständig erbracht wurde (§ 18 Abs. 1 Z 1 FAGG). Der kostenlose Testzugang muss nicht widerrufen werden.

15. Datenschutz

(1) Die Buchhaltungsdaten, die Sie in SSBH verarbeiten, verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Dafür gilt die Auftragsverarbeitungsvereinbarung in Anhang 1, die mit dem Vertrag (auch dem Testzugang) zustande kommt.

(2) Ihre eigenen Vertrags- und Kontaktdaten sowie die Daten der Benutzerkonten (Anmeldungen, Sicherheitsprotokoll, Nutzungsumfang für die Abrechnung) verarbeiten wir als Verantwortlicher; Einzelheiten stehen in unserer Datenschutzerklärung.

16. Änderungen dieser Bedingungen

(1) Wir können diese Nutzungsbedingungen ändern, wenn das aus rechtlichen, technischen oder betrieblichen Gründen erforderlich ist, insbesondere bei neuen Funktionen oder geänderter Rechtslage. Preisänderungen richten sich ausschließlich nach Punkt 7.

(2) Gegenüber Unternehmern teilen wir Änderungen mindestens zwei Monate vor ihrem Wirksamwerden per E-Mail mit; sie gelten als angenommen, wenn der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden widerspricht. Auf diese Folge weisen wir in der Mitteilung hin. Widerspricht der Kunde, kann jede Seite das Abonnement zum Wirksamwerden der Änderung kündigen. Gegenüber Verbrauchern werden Änderungen nur mit ausdrücklicher Zustimmung wirksam.

17. Schlussbestimmungen

(1) Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss der Verweisungsnormen und des UN-Kaufrechts. Für Verbraucher mit gewöhnlichem Aufenthalt in einem anderen Staat bleiben die zwingenden Schutzbestimmungen dieses Staates unberührt.

(2) Gerichtsstand für Unternehmer ist das für 2650 Payerbach sachlich zuständige Gericht. Für Verbraucher gilt der gesetzliche Gerichtsstand nach § 14 KSchG.

(3) Erklärungen nach diesen Bedingungen können per E-Mail abgegeben werden. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam; anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt gegenüber Unternehmern eine wirksame Regelung, die ihrem Zweck am nächsten kommt.

Anhang 1 – Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Art. 28 DSGVO)

Diese Vereinbarung gilt zwischen dem Kunden als Verantwortlichem und dem Anbieter als Auftragsverarbeiter für alle personenbezogenen Daten, die der Anbieter bei der Bereitstellung von SSBH im Auftrag des Kunden verarbeitet. Sie ist Bestandteil des Vertrags und gilt für den Testzugang und das Abonnement.

1. Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung

Gegenstand ist der Betrieb der Online-Buchhaltung SSBH: Speichern, Ordnen, Erkennen, Auswerten, Übermitteln (auf Veranlassung des Kunden, z. B. E-Mail-Versand von Rechnungen), Sichern und Löschen von Daten. Zweck ist ausschließlich die Erbringung der vertraglichen Leistungen. Die Vereinbarung gilt für die Dauer des Vertrags und darüber hinaus, bis alle Daten nach Punkt 10 der Nutzungsbedingungen gelöscht oder zurückgegeben sind.

2. Art der Daten und Kreise der Betroffenen

Datenarten: Stamm- und Kontaktdaten (Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, UID-Nummer), Bankverbindungen und Kontoumsätze, Belege und Rechnungen samt Inhalt, Buchungs-, Vertrags- und Zahlungsdaten, Zeit- und Fahrtaufzeichnungen, Lohn- und Gehaltsdaten aus hochgeladenen Lohnunterlagen (einschließlich Sozialversicherungsdaten), Kommunikationsinhalte (Rückfragen, E-Mails an das Belegpostfach), Benutzerdaten der vom Kunden angelegten Benutzer. Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO verarbeitet SSBH nicht gezielt; sie können jedoch in Belegen enthalten sein, die der Kunde hochlädt.

Betroffene: Kunden, Interessenten, Lieferanten und sonstige Geschäftspartner des Kunden sowie deren Ansprechpersonen, Beschäftigte des Kunden, Mitglieder (bei Vereinen), die vom Kunden angelegten Benutzer.

3. Weisungen

Der Anbieter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden. Als Weisung gelten der Vertrag, die Nutzung der Funktionen von SSBH durch den Kunden und seine Benutzer sowie Einzelweisungen per E-Mail. Hält der Anbieter eine Weisung für rechtswidrig, weist er den Kunden unverzüglich darauf hin. Eine Verarbeitung aufgrund einer gesetzlichen Pflicht nach Unionsrecht oder österreichischem Recht teilt der Anbieter vorab mit, sofern das Gesetz dies nicht verbietet.

4. Vertraulichkeit

Zugriff auf die Daten haben nur der Anbieter selbst und die von ihm eingesetzten Personen, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind (Datengeheimnis nach § 6 DSG), und nur soweit es für Betrieb, Wartung, Fehlerbehebung oder Unterstützung auf Wunsch des Kunden erforderlich ist.

5. Sicherheit der Verarbeitung

Der Anbieter trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in Anhang 2 beschrieben sind, und passt sie dem Stand der Technik an. Das vereinbarte Schutzniveau darf dabei nicht unterschritten werden.

6. Unterstützung des Kunden

Der Anbieter unterstützt den Kunden mit geeigneten Maßnahmen bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen (Art. 12–23 DSGVO) – insbesondere durch die Export-, Änderungs- und Löschfunktionen in SSBH – sowie bei den Pflichten nach Art. 32–36 DSGVO. Anträge, die sich an den Anbieter richten, leitet er unverzüglich an den Kunden weiter. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten meldet der Anbieter dem Kunden unverzüglich, nach Möglichkeit binnen 48 Stunden nach Kenntnis, mit den Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO, soweit bekannt.

7. Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde genehmigt den Einsatz der in Anhang 3 genannten Unterauftragsverarbeiter. Der Anbieter informiert den Kunden mindestens vier Wochen vorher per E-Mail über die beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters. Der Kunde kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund innerhalb dieser Frist widersprechen; kommt keine Einigung zustande, kann er den Vertrag zum Zeitpunkt der Änderung kündigen. Der Anbieter verpflichtet Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf ein gleichwertiges Datenschutzniveau. Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO (derzeit nur bei Nutzung der KI-Funktionen auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission).

8. Löschung und Rückgabe

Nach Ende des Vertrags stellt der Anbieter die Daten nach Wahl des Kunden als Export bereit (Punkt 10 Abs. 4 der Nutzungsbedingungen) und löscht sie anschließend; Sicherungskopien werden spätestens 12 Monate nach Vertragsende gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit der Anbieter dazu gesetzlich verpflichtet ist.

9. Nachweise und Kontrollen

Der Anbieter stellt dem Kunden alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung des Art. 28 DSGVO erforderlich sind, und ermöglicht Überprüfungen durch den Kunden oder einen von ihm beauftragten, zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer nach rechtzeitiger Anmeldung während der Geschäftszeiten. Überprüfungen sollen den Betrieb nicht unverhältnismäßig stören; vorrangig werden schriftliche Auskünfte erteilt.

10. Sonstiges

Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO. Im Übrigen gelten die Nutzungsbedingungen; bei Widersprüchen geht diese Vereinbarung in Datenschutzfragen vor.

Anhang 2 – Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

• Zutritt und Zugang: Betrieb auf einem eigenen virtuellen Server in einem Rechenzentrum in der EU mit Zutrittskontrolle durch den Betreiber; Verwaltung des Servers nur über verschlüsselte SSH-Verbindungen mit persönlichem Schlüssel.
• Zugriffskontrolle in SSBH: persönliche Benutzerkonten, Passwörter nur als sichere Hashwerte gespeichert, Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys verfügbar, Sperre nach wiederholten Fehlversuchen, Rollen- und Rechtekonzept (z. B. Inhaber, Buchhalter, Steuerberater, Prüfer mit Lesezugriff und Ablaufdatum), Trennung der Daten je Kunde und Firma.
• Weitergabekontrolle: Übertragung ausschließlich verschlüsselt (HTTPS/TLS); Sicherungen werden vor der Übertragung in das externe Rechenzentrum verschlüsselt.
• Eingabekontrolle und Integrität: Protokoll aller wesentlichen Änderungen und Anmeldungen; festgeschriebene Buchungen sind über eine Prüfsummenkette gesichert, Korrekturen nur per Storno.
• Verfügbarkeit und Wiederherstellung: tägliche Sicherung der Datenbank und des Belegarchivs, zusätzliche verschlüsselte Sicherung in einem zweiten Rechenzentrum in Deutschland, regelmäßige Prüfung der Sicherungen, Sicherung vor jedem Update.
• Trennungskontrolle: logische Trennung der Daten je Kunde und Mandant; Test- und Entwicklungsumgebungen arbeiten mit erfundenen Daten.
• Organisation: Verpflichtung aller Beteiligten auf das Datengeheimnis; Zugriff auf Kundendaten nur anlassbezogen; Aktualisierung der Software und des Betriebssystems; Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Anhang 3 – Unterauftragsverarbeiter

Nutzt der Kunde den direkten Bankabruf (PSD2), erfolgt der Abruf über den lizenzierten Kontoinformationsdienst GoCardless Bank Account Data, dem der Kunde den Zugriff bei seiner Bank selbst erteilt. Übermittlungen an Behörden (z. B. FinanzOnline, Prüfung von UID-Nummern über das MIAS-System der EU) erfolgen nur auf Veranlassung des Kunden.